Facturare proforma online gratuit — Ghid complet 2026 — Blog SoftFactura

Ce este factura proforma?

Factura proforma este un document comercial cu caracter pur informativ, emis de vânzător către un potențial cumpărător. Conține detaliile produselor/serviciilor, prețurile și condițiile de plată — dar NU este document fiscal și NU generează obligații contabile.

Important: Codul Fiscal (Art. 319) NU conține o definiție explicită a facturii proforma. Aceasta există în practica comercială prin uzanță, nu prin reglementare specifică. Sursă: Art. 319 Cod Fiscal.

Caracteristici esențiale

NEFISCAL — NU se înregistrează în jurnalul TVA
NU generează exigibilitate TVA — TVA devine exigibilă la livrare/încasare avans, NU la emiterea proformei
NU se înregistrează în contabilitate — Nu produce efecte în evidențele contabile
NU este obligație de plată — Clientul nu are obligație legală să plătească
Este propunere comercială — Cotație, ofertă, notificare de plată

Sursă: Manager.ro — Specialistul clarifică: factura proforma nu se înregistrează în contabilitate.

10 diferențe proforma vs factură fiscală

Criteriu	Factura proforma	Factura fiscală
Caracter	Nefiscal, informativ	Fiscal, document justificativ
Obligație contabilă	NU se înregistrează	DA, obligatorie (Legea 82/1991)
TVA exigibilă	NU generează TVA	DA, TVA exigibil la emitere/livrare
Înregistrare ANAF SPV	NU (nu se transmite la e-Factura)	DA — obligatoriu, termen 5 zile lucrătoare
Conținut obligatoriu	Prin uzanță, nu reglementat strict	Strict reglementat (Art. 319 Cod Fiscal)
Anulare/modificare	Simplă, fără procedură formală	Prin storno (factură de corecție)
Termen valabilitate	Stabilit liber de emitent (ex. 30 zile)	NU există „termen de valabilitate"
Conversie	Convertibilă în factură fiscală	Nu se „convertește" — se emite nouă dacă storno
Plată bancară	DA (practica privată)	DA + obligatoriu pentru deducere TVA
Dovadă fiscală	NU — nu permite deducere TVA	DA — document justificativ

⚠️ Atenție institutii publice: Pentru școli, spitale, primării, plata în avans pe baza proformei NU este permisă. Necesită factură fiscală de avans ca document justificativ pentru angajarea cheltuielilor din fonduri publice.

e-Factura ANAF — proforma se transmite la SPV?

NU. Factura proforma NU se transmite prin sistemul RO e-Factura. Obligația vizează exclusiv facturile fiscale (Art. 319 Cod Fiscal). Mai mult, transmiterea unei proforme la SPV nu e nici posibilă tehnic — schema XML e-Factura UBL 2.1 are tipologia „380" specific pentru facturi fiscale.

Sursă: Ghid RO e-Factura ANAF.

Când e necesară factura proforma?

1. Comerț B2B — oferta înainte de comanda fermă

Cel mai frecvent caz. Vânzătorul emite proforma cu toate detaliile (prețuri, termene, condiții) → clientul o aprobă intern → emite comanda de achiziție. Proforma marchează momentul „ofertă acceptată".

2. Plata în avans (use case principal)

Clientul plătește pe baza proformei înainte de livrare. DUPĂ încasarea avansului, furnizorul este obligat legal să emită factură fiscală de avans conform Art. 319 alin. (4) Cod Fiscal — cel târziu a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare încasării.

⚠️ Important: Proforma serveste doar ca notificare de plată — NU înlocuiește factura fiscală de avans.

3. Export — vamă

În comerțul internațional, autoritățile vamale solicită proforma invoice pentru evaluarea mărfii, calculul taxelor și autorizații import. După plată, partenerul extern primește commercial invoice ferm.

4. Licitații și achiziții interne

În procedurile de ofertare interne, proforma poate funcționa ca ofertă detaliată. Atenție: în achiziții publice reglementate (SEAP), proforma singură NU este suficientă.

5. Validare client — timp comandă vs livrare

Util când există decalaj între confirmarea comenzii și livrarea efectivă (produse la comandă, import). Proforma „blochează" prețul și condițiile, fără obligații fiscale premature.

6. Flux intern de aprobare

În companii mari, cumpărătorul trebuie să obțină aprobare internă (management, contabilitate) înainte de comanda fermă. Proforma servește pentru circuitul intern, fără să angajeze juridic vânzătorul.

Conținut recomandat proforma — best practice 2026

Chiar dacă reglementarea NU e strictă ca pentru factura fiscală, o proforma profesională trebuie să conțină:

Titlul „FACTURĂ PROFORMA" — vizibil, în partea de sus
Mențiune „NU ESTE FACTURĂ FISCALĂ" — recomandată pentru evitarea confuziei
Număr + dată emitere — serie proprie (ex. PRO-2026-001, diferită de seria facturilor fiscale)

Date părți

Emitent: denumire, CUI/CIF, adresă, IBAN, bancă
Client: denumire, CUI/CIF (B2B) sau CNP (B2C dacă necesar), adresă

Conținut comercial

Descriere produse/servicii: denumire, cantitate, unitate măsură, preț unitar
Bază impozabilă, cotă TVA, valoare TVA, total (estimat — TVA nu e datorată pe proforma)
Termen valabilitate (ex. „Valabilă 30 zile de la data emiterii")
Condiții livrare + plată (ex. „Plată integrală în avans", „Livrare în 5 zile lucrătoare după confirmarea plății")

Detalii bancare complete pentru plată
Semnătură/ștampilă (opționale legal, recomandate pentru credibilitate)

Conversia proforma → factură fiscală

Procesul tehnic în programe moderne

În SmartBill, FGO, Oblio, SoftFactura, conversia funcționează astfel:

Proforma emisă → trimisă clientului
Client plătește → confirmare în extras bancar
User apasă „Emite factură fiscală" din proforma respectivă
Datele sunt preluate automat (client, produse, prețuri, TVA) — fără reintroducere manuală
Se generează factură fiscală nouă cu număr din seria fiscală
Transmitere automată în SPV (RO e-Factura) cu cod UBL 2.1 „380"
Proforma rămâne în sistem cu status „Convertită" / „Închisă"

Numerotare — serii SEPARATE

Proformele și facturile fiscale au serii de numerotare COMPLET separate:

Tip document	Exemplu serie	Reglementare
Proforma	PRO, PF, OF, PROFORMA	Decizie internă anuală (recomandată)
Factură fiscală	SF, FCT, FACT	OMFP 2634/2015 — decizie internă obligatorie

Important: Nu există cerință legală ca proforma nr. 100 să genereze factura fiscală nr. 100. Cele două serii sunt independente.

TVA la emiterea facturii fiscale

TVA devine exigibilă:

La data emiterii facturii fiscale (regim standard), SAU
La data încasării avansului (dacă plata e anterioară livrării)

Pe proforma, TVA e indicată informativ (estimat) și NU se datorează până la emiterea facturii fiscale.

Anularea proformei după conversie

Nu există procedură formală de „anulare" a proformei — NU e document fiscal. În practică:

Proforma se marchează intern ca „închisă/convertită"
NU se mai prezintă clientului ca activă
NU se emite storno pentru proforma

6 probleme practice cu proforma

1. Confuzia clienților: proforma = factură fiscală

Cea mai frecventă problemă. Clienții fără experiență contabilă primesc proforma și o transmit contabilului ca document de cheltuială. Contabilul o respinge — proforma NU permite deducere TVA.

Soluție: Mențiune CLARĂ „NU ESTE FACTURĂ FISCALĂ" + educarea clientului că factura fiscală urmează după plată.

2. Plățile instituțiilor publice

Școlile, spitalele, primăriile NU pot plăti pe baza proformei. Necesită factură fiscală de avans sau comandă urmată de factură la livrare.

Soluție: Verifică tipul clientului ÎNAINTE de a emite proforma. Pentru instituții publice, emite direct factură fiscală de avans (după contractare).

3. Termen de valabilitate ignorat

Clienții revin după 60-90 zile cu proforma expirată solicitând onorarea prețului vechi (între timp prețurile au crescut sau stocul s-a epuizat).

Soluție: Termen valabilitate explicit (30 zile standard) + sistem de alerte pentru proforme expirate.

4. Multiple proforme pentru același client

În lipsa unui sistem de gestiune, pot exista 3-4 proforme deschise pentru același client cu versiuni diferite ale ofertei. Clientul plătește pe baza celei greșite.

Soluție: Marcarea proformelor anterioare ca „înlocuită" la emiterea unei versiuni noi.

5. Generatori PDF statici fără conversie

Generatorii simpli (PDF online, Excel) NU au funcția de conversie — datele se reintroduc manual în factura fiscală, cu risc de erori + pierdere de timp.

Soluție: Folosește program dedicat cu flux proforma → factură fiscală automat (SoftFactura, SmartBill, Oblio, FGO).

6. Neemiterea facturii fiscale de avans după încasare

Vânzătorul încasează banii pe baza proformei și UITĂ să emită factura fiscală de avans în termen.

⚠️ Obligație legală conform Art. 319 alin. (4) Cod Fiscal: factura fiscală de avans trebuie emisă cel târziu a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare încasării. Nerespectarea → amenzi + contestarea deductibilității TVA de către client.

Programe pentru proforma RO 2026

Cloud SaaS

Program	Proforma	Conversie auto la factură fiscală	Plan gratuit
SmartBill	✅ DA	✅ DA + transmitere auto SPV	12 luni firme noi
FGO	✅ DA	✅ DA (Premium)	30 zile trial / 12 luni firme noi
Oblio	✅ DA	✅ DA	3 doc/lună permanent / 12 luni firme noi Full
SoftFactura	✅ DA	✅ DA + transmitere auto SPV	Free Permanent 10 facturi/lună + Trial 30 zile

Generatori PDF statici (fără cont)

InvoiceMaker.ro — proforma PDF online, fără înregistrare
Folositor.ro — generator factură/proforma, TVA 21%, PDF instant
PDF24 Tools — creator factură online fără limite
IceFact — desktop, gratuit nelimitat, Windows/Linux/Mac

Limitare generatori statici: NU au flux de conversie proforma → factură fiscală și NU transmit în SPV. Necesită program dedicat pentru pasul următor.

SoftFactura — emitere proforma gratuit

Plan Free Permanent

✅ Proforme nelimitat în planul Free (10 facturi/lună limita, proformele NU contează)
✅ Mențiune „NU ESTE FACTURĂ FISCALĂ" adăugată automat
✅ Serie separată automată (PRO-2026-001)
✅ Termen valabilitate configurabil (default 30 zile)
✅ Alertă auto pentru proforme expirate
✅ Conversie cu un click → factură fiscală
✅ Transmitere automată e-Factura SPV după conversie (în trial 30 zile sau plan Pro)

Workflow tipic

1. Cerere ofertă client
   ↓
2. Emit proforma (Free Permanent, gratis)
   ↓
3. Client plătește avansul în contul tău
   ↓
4. Confirmare în extras bancar
   ↓
5. Click „Emite factură fiscală" → factura fiscală generată automat
   ↓
6. Transmitere automată ANAF SPV (în trial sau Pro)
   ↓
7. Notificare client cu factura fiscală pdf + e-Factura validată

Timp total: <1 minut per conversie. Vs generator PDF static: ~10 minute (reintroducere date).

Cheltuieli emise în avans — diferență legală

Avans cash (clienți persoane fizice)

Bon fiscal sau chitanță în momentul încasării
Factură fiscală de avans opțională (dar recomandată)

Avans transfer bancar (B2B)

Factură fiscală de avans obligatorie în 15 zile lucrătoare
Stornu la facturare finală (factură fiscală finală cu deducerea avansului)

Avans pentru export

Proforma + factură fiscală de avans (dacă cere ANAF)
Vamă acceptă proforma pentru estimare taxe, dar factura fiscală finală e cea pentru deducere TVA

Termene de valabilitate proforma — bune practici

Termenul nu e reglementat legal, dar practici tipice:

Tip business	Termen recomandat
Servicii standard	30 zile
Servicii cu cost variabil (consultanță, IT)	14-30 zile
Bunuri cu preț stabil	30-60 zile
Bunuri perisabile (alimentar)	7-14 zile
Bunuri cu termen import lung	60-90 zile
Produse cu volatilitate preț (electronice, valută)	7-14 zile

Mențiune obligatorie: „Valabilă 30 de zile de la data emiterii. După această perioadă, prețurile pot suferi modificări."

Use cases specifice 2026

Magazin online (e-commerce)

Proforma e mai puțin necesară — clienții B2C plătesc direct prin card sau ramburs. Doar pentru comenzi B2B sau personalizate.

Cabinete medicale

Proforma poate fi folosită pentru pachete de tratament (ex. ortodonție 12 luni, kineto 10 ședințe) cu plată în avans. Atenție: scutire TVA Art. 292 pentru servicii medicale (vezi program facturare cabinet medical).

Consultanță / freelance

Proforma standard pentru proiecte cu plată în avans (50% upfront, 50% la livrare). Termen valabilitate scurt (14 zile).

Construcții

Proforma pentru materiale + estimare manoperă. Termen 30 zile (sezon variabil). Conversie la facturi fiscale parțiale pe stadii proiect.

IT / programare

Proforma pentru proiecte fixed-price sau retainere lunare. Conversie automată la sfârșitul fiecărei luni (recurring) — funcționalitate inclusă în SoftFactura Modul Recurring.

Resurse conexe

FAQ — Factura proforma 2026

Î: Factura proforma se transmite la ANAF prin e-Factura? NU. Proforma NU e document fiscal — nu se transmite la SPV. Schema e-Factura UBL 2.1 nu acceptă proforma tehnic. Doar factura fiscală (cod 380) se transmite obligatoriu.

Î: Pot încasa banii pe baza proformei? DA, dar trebuie să emiti factură fiscală de avans în 15 zile lucrătoare după încasare (Art. 319 alin. (4) Cod Fiscal). Nerespectarea = amenzi + pierderea deductibilității TVA pentru client.

Î: Proforma e document fiscal sau contabil? NU. Proforma e document comercial cu caracter pur informativ. NU se înregistrează în contabilitate, NU generează exigibilitate TVA, NU produce efecte fiscale.

Î: Cum convertez proforma în factură fiscală? În programe moderne (SmartBill, FGO, Oblio, SoftFactura), clic „Emite factură fiscală" din proforma respectivă → datele se preiau automat → factura fiscală e generată și transmisă la SPV automat. Durata <1 minut.

Î: Există termen de valabilitate legal pentru proforma? NU, nu există termen reglementat. Practica: 14-60 zile, în funcție de tipul produsului/serviciului. Recomandare: mențiune explicită „Valabilă X zile" pe proforma.

Î: Pot anula proforma? DA, simplu, fără procedură formală. NU emiți storno (storno e doar pentru facturi fiscale). Proforma se marchează intern ca „anulată" sau „înlocuită".

Î: Institutii publice pot plăti pe baza proformei? NU. Școlile, spitalele, primăriile au nevoie de factură fiscală de avans pentru angajarea cheltuielilor din fonduri publice. Verifică tipul clientului ÎNAINTE de a emite proforma.

Î: Care e diferența proforma vs aviz de însoțire? Proforma = document comercial cu prețuri și condiții, emis ÎNAINTE de livrare/vânzare. Aviz de însoțire (Cod 14-3-6A, OMFP 2634/2015) = document de transport, însoțește marfa în timpul livrării.

Î: Pot trimite proforma prin email? DA, perfect legal. Proforma e document privat între părți. Format PDF + email = practică standard. Semnătură electronică NU e obligatorie pentru proforma (doar pentru factura fiscală e recomandată).

Î: Pot folosi același număr pentru proforma și factura fiscală? NU recomandat. Seriile sunt separate prin uzanță (OMFP 2634/2015 reglementează doar seria facturilor fiscale). Proforma seria proprie (PRO-001, PRO-002), factura fiscală altă serie (SF-001, FCT-001).

Î: Există program gratuit pentru emitere proforma? DA, SoftFactura Free Permanent emite proforme nelimitat (doar facturile fiscale au limita 10/lună). Plus generatori PDF statici (InvoiceMaker, Folositor, PDF24, IceFact) — dar fără conversie automată la factură fiscală.

Î: Câte proforme pot emite pentru același client? Tehnic nelimitat, dar practic 2-3 maxim. Cu fiecare proforma nouă, marchează cea anterioară ca „înlocuită" pentru a evita confuzia.

Î: Trebuie să arhivez proformele? NU obligatoriu legal (proforma NU e document financiar-contabil). Recomandat: arhivare 3-5 ani pentru evidență comercială și negociere viitoare. Programele moderne arhivează automat în cloud.

Î: Proforma e acceptată la vamă pentru export? DA, ca document inițial pentru estimare taxe și obținere autorizații. După plată, partenerul extern primește commercial invoice (factura fiscală finală).

Î: Pot emite proforma în valută (EUR, USD)? DA, proforma poate fi în orice valută. Pentru factura fiscală finală, e necesară conversia la cursul BNR din ziua emiterii (Art. 319 alin. 1 Cod Fiscal pentru factura). Programele moderne fac conversia automat.

Facturare proforma online gratuit — Ghid complet 2026