Cum migrezi din SmartBill la SoftFactura
Ghid pas cu pas pentru transferul datelor de facturare din SmartBill către SoftFactura. Wizard automat de import, continuarea numerotării și suport asistat gratuit prin Zoom.
Timp estimat: 1-2 ore pentru firme mici. Date verificate la 2026-05-19.
Ce date poți exporta din SmartBill
Conform documentației publice SmartBill (ajutor.smartbill.ro), platforma permite exportul următoarelor tipuri de date pentru transfer la alt furnizor de software, în acord cu dreptul GDPR la portabilitatea datelor:
- Facturi emise (cu detalii linii, sume, TVA, scadențe)
- Lista clienților (denumire, CIF, adresă, contact)
- Catalog produse/servicii (denumire, cod, preț, TVA)
- Plăți și încasări înregistrate
- Stocuri (dacă ai modul Gestiune activ)
Pentru lista exactă a formatelor de export disponibile pe planul tău SmartBill, verifică direct în panoul tău SmartBill sau contactează suportul lor.
Pas 1: Export din SmartBill
- Autentifică-te în panoul SmartBill cu un cont care are drepturi de export.
- Accesează zona de export date (denumirea exactă variază între planuri — verifică documentația SmartBill).
- Generează exportul pentru categoria dorită: facturi, clienți, produse, plăți.
- Descarcă fișierul rezultat (format XML, Excel sau CSV, în funcție de planul tău).
- Repetă pașii pentru fiecare categorie de date pe care vrei să o migrezi.
Recomandare: face exportul în afara orelor de vârf (seara sau weekend) pentru a evita încărcarea sistemului.
Pas 2: Import în SoftFactura
- Înregistrează-te pe app.softfactura.ro — trial 30 zile gratuit, fără card.
- Configurează datele firmei tale (CIF, adresă, IBAN) — durează ~2 minute.
- Accesează modulul de migrare din meniul principal.
- Selectează „Import din SmartBill" și încarcă fișierul exportat.
- Verifică maparea câmpurilor — wizard-ul mapează automat în ~90% din cazuri. Pentru câmpurile neidentificate, alege manual din meniul derulant.
- Configurează seria de numerotare pentru a continua fluid de la ultimul număr emis (ex: ABC2026-0247 → ABC2026-0248).
- Confirmă importul. Procesul durează între 30 secunde și 5 minute, în funcție de volumul de date.
Pas 3: Verificare post-migrare
- Verifică totalurile pre/post migrare: numărul de facturi, suma totală încasată, sold clienți.
- Reconectează certificatul digital calificat (P12/PFX) pentru e-Factura SPV ANAF în Setări → e-Factura.
- Emite o factură de test pentru a verifica că flow-ul complet (emitere → trimitere SPV → confirmare ANAF) funcționează.
- Activează modulele suplimentare de care ai nevoie (Stoc, Contabilitate, API, Multi-User).
- Pentru contabilul tău: exportă datele importate în formatul preferat (SAGA, WinMENTOR, CIEL) prin modulul Contabilitate.
Mapare câmpuri SmartBill → SoftFactura
Tabel orientativ. Maparea exactă se face automat în wizard pe baza fișierului exportat:
| Câmp în SmartBill | Câmp în SoftFactura | Notă |
|---|---|---|
| Număr factură | Număr factură | Continuare automată serie |
| Data emiterii | Data emiterii | Format ISO 8601 |
| Client CIF/CUI | Client CIF | Validare cu API ANAF |
| Linii factură | Linii factură | Cantitate, preț, TVA per linie |
| Sold cont | Cont client | Migrare opțională |
| Cod produs | SKU produs | Catalog complet |
Întrebări frecvente
Pot continua numerotarea facturilor existente?
Da. La setarea seriei în SoftFactura introduci ultimul număr emis în SmartBill (ex: ABC2026-0247). Următoarea factură va începe de la 0248. Contabilul nu va simți diferența între facturile vechi (în SmartBill) și cele noi (în SoftFactura).
Ce se întâmplă cu facturile e-Factura deja transmise la ANAF?
Rămân în SPV-ul tău ANAF, accesibile permanent (arhivă obligatorie 10 ani conform OMFP 2634/2015). În SoftFactura emiți doar facturile noi. La nevoie, poți descărca facturile vechi din SPV ANAF.
Cât durează migrarea?
Pentru o firmă mică (până la 500 facturi în istoric): 1-2 ore total, inclusiv verificare. Pentru firme mai mari sau cu cerințe specifice (multi-firmă, TVA la încasare), recomandăm sesiune de suport asistat gratuit prin Zoom (30 minute) — scrie la contact@softfactura.ro.
Pot face migrarea fără să închid SmartBill-ul activ?
Da. Poți rula ambele programe în paralel timp de o lună pentru a-ți construi încredere și a transfera gradual. SoftFactura trial 30 zile e gratuit, fără card — niciun risc financiar pentru a testa.
Datele mele sunt în siguranță în timpul transferului?
Da. Fișierele exportate rămân pe device-ul tău. SoftFactura criptează datele la upload (TLS) și la stocare (AES-256). Hosting integral UE (Hetzner Helsinki) — GDPR + Schrems II compliant.
Începe migrarea acum
30 zile trial gratuit, fără card. Suport asistat 30 min prin Zoom — gratuit.
Notă editorială: Procedurile de export descrise sunt verificate la 2026-05-19 din documentația publică SmartBill. Procesele se pot modifica — verifică direct pe site-ul SmartBill pentru pași actualizați. Numele de marcă „SmartBill" este folosit exclusiv în scop de interoperabilitate, conform Art. 39 alin. (4) Lege 84/1998 privind mărcile. Pentru orice corecție necesară, scrie la contact@softfactura.ro — actualizăm articolul în maxim 7 zile lucrătoare.