Reconciliere plati cu extras bancar

Reconcilierea este procesul prin care verifici ca plățile înregistrate în SoftFactura corespund cu mișcările din extrasul bancar. Scopul este să identifici plăți lipsa, sume incorecte sau facturi ramase neincasate.

Flux de reconciliere manual

SoftFactura nu importă automat extrasul bancar, dar ofera instrumentele necesare pentru reconciliere eficienta:

1. Descarcă extrasul bancar din internet banking (CSV sau PDF).
2. În SoftFactura, mergi la Plăți și Incasari.
3. Filtrează după:
   • Perioada — aceeași cu extrasul bancar.
   • Metoda — selectează doar „Ordin de plata" pentru a vedea doar transferurile.
4. Compara linie cu linie: fiecare miscare din extras trebuie să aiba o plata corespondență în SoftFactura.

Identificare diferențe

Plata în extras, lipsa în SoftFactura

Clientul a plătit, dar nu ai înregistrat încă plata:

1. Identifica factura din lista Facturi (caută după suma sau client).
2. Înregistrează plata cu data din extras și numărul OP ca referinta.
3. Factura trece de la „emisă" la „plătită" sau „plătită partial".

Plata în SoftFactura, lipsa în extras

Plata a fost înregistrată prematur sau gresit:

1. Verifică dacă plata nu apare pe o data ulterioară în extras (diferența de procesare bancara).
2. Dacă plata este greșită, șterge-o sau storneaz-o (vezi articolul dedicat).

Suma diferita

Clientul a plătit o suma diferita fata de totalul facturii:

1. Dacă a plătit mai putin — este o plata partiala. Inregistreaz-o cu suma efectiva.
2. Dacă a plătit mai mult — înregistrează totalul facturii. Diferența rămâne ca plata în avans pe contul clientului.

Filtre utile pentru reconciliere

• Perioada exactă — setează date range identic cu extrasul.
• Metoda = transfer bancar — exclude numerarul, cardurile etc.
• Căutare după referinta — dacă ai înregistrat numerele OP, poți caută rapid.
• Export CSV — descarcă lista plăților din SoftFactura și compara în Excel cu extrasul.

Export pentru contabil

După reconciliere, exportă datele către contabil:

1. Mergi la Contabilitate > selectează perioada reconciliata.
2. Descarcă Export CSV > Doar plăți — contine toate plățile cu referintele completate.
3. Contabilul poate verifică rapid corespondență cu extrasul bancar și cu registrul de casa.

Bune practici

• Reconciliaza saptamanal — nu lasa să se acumuleze diferențe pe o luna întreaga.
• Completează referinta la fiecare plata — numărul OP sau tranzacției.
• Inchide facturile prompt — înregistrează plățile la primirea extrasului, nu la sfârșitul lunii.