Plata în avans către un furnizor

Uneori plătești un furnizor fără să ai încă factura lui, sau plătești din greșeală mai mult decât trebuie. Cu plata în avans notezi banii dați, iar la prima factură a furnizorului îi folosești ca să nu plătești de două ori.

Când o folosești

• ai plătit în avans o comandă, iar factura vine mai târziu;
• ai făcut o plată fără factură (de exemplu o proformă achitată);
• ai plătit din greșeală un furnizor și vrei să nu pierzi evidența banilor.

Poți înregistra un avans pentru orice furnizor din lista ta, chiar dacă nu ai nicio factură restantă la el.

Cum înregistrezi un avans

1. Mergi la Plăți furnizori și apasă Înregistrează plăți.
2. În fereastră sunt două file: Facturi restante (N) și Plată în avans. Dacă nu ai nicio factură restantă, fereastra se deschide direct pe Plată în avans; altfel apasă pe fila Plată în avans.
3. La Furnizor, caută după nume sau CUI și alege furnizorul.
4. Completează:
   • Data plății;
   • Sumă (RON);
   • Ce urmează să primești: Mărfuri, materiale (4091), Servicii (4092), Imobilizări corporale (4093) sau Imobilizări necorporale (4094);
   • Metodă (Ordin de plată (OP), numerar, card etc.);
   • IBAN plătitor, dacă metoda e Ordin de plată (OP) sau card;
   • Referință (obligatorie), de exemplu numărul ordinului de plată;
   • Note, dacă vrei.
5. Apasă Înregistrează avansul.

Ce se întâmplă după

• Furnizorul care are doar avans (fără facturi restante) apare în lista Plăți furnizori, la Neplătite și la Toate. Avansul se vede cu minus la «Total datorat» (la Toate, la «Rest»), la fel ca o factură-credit: nu-i datorezi nimic, ai bani la el.
• Dacă furnizorul are și facturi neplătite, «Total datorat» arată ce mai ai de plătit după avans (facturile minus avansul). Totalul din josul listei ține cont de avans. Detaliile avansului le vezi când deschizi rândul furnizorului.
• Când apeși Plătește pe furnizor, în fereastra de plată vezi Avans disponibil. Avansul nu se folosește singur: apasă Folosește de lângă el ca să se scadă din factură, apoi, dacă mai e nevoie, plătești restul cu bani noi. Dacă nu apeși Folosește, avansul rămâne deschis și îl poți folosi la o plată viitoare.
• Legarea de extras. La importul extrasului, linia acestei plăți primește sugestia «Avans existent · furnizor · dată» (aceeași sumă, din aceeași lună și la cel mult 5 zile distanță; dacă referința plății sau un cuvânt întreg din explicația liniei e referința avansului, se leagă și la mai mult de 5 zile, tot în aceeași lună). O confirmi și linia se leagă de avansul pe care l-ai introdus: nu se creează nicio notă nouă, nici plată nouă.
• Alt furnizor decât pe extras. Dacă furnizorul avansului nu se vede pe linie (nici CUI, nici IBAN, nici numele lui la beneficiar; un cuvânt din explicație nu ajunge), sugestia e marcată «alt furnizor decât pe extras — verifică» și are butonul Verifică, nu Confirmă: poate fi o simplă coincidență de sumă și zi. Când furnizorul avansului este cel de pe extras, butonul este Confirmă. În cazul Verifică, apeși Verifică (se deschide linia) și legi doar dacă e aceeași plată.
• Avertisment. Dacă înregistrezi aceeași linie ca factură, cheltuială sau notă contabilă, deși există un avans care se poate lega, apare avertismentul «Există avansul … încă nelegat de extras» cu butonul Leagă de avans. Poți continua oricum, dar atunci banii se numără de două ori.
• Dacă deschizi linia în portofel (pictograma cu portofelul), fereastra îți propune întâi Leagă de avansul existent, când furnizorul avansului e pe linie. Creează totuși un avans nou rămâne a doua variantă, pentru o plată care chiar nu a fost introdusă.
• Dacă avansul nu poate fi legat, motivul apare când deschizi linia sau fereastra portofelului: este din altă lună decât linia, este plătit din alt cont bancar sau are data prea departe de linie. Atunci șterge avansul și înregistrează plata direct din extras (portofel); nu îl lăsa dublat. Indiciul apare și când înregistrezi linia ca cheltuială, ca notă contabilă sau o confirmi din listă (acolo poți doar să continui sau să renunți, pentru că legarea nu e posibilă).
• «Aplică regulile» sare singur peste avansurile care se pot lega. Ai grijă doar la avansurile care nu se pot lega (de exemplu din altă lună): dacă ai o regulă pentru acel furnizor, ea poate înregistra plata ca cheltuială, iar avansul rămâne dublat.

Cum ștergi un avans

Dacă ai greșit furnizorul sau suma:

1. În Plăți furnizori, treci pe vizualizarea Toate și deschide rândul furnizorului.
2. În secțiunea Avansuri la furnizor apasă pe × din dreptul avansului (la trecerea mouse-ului apare «Șterge avansul (neconsumat)»). Avansul se șterge imediat, fără confirmare.

Butonul × apare doar dacă ai dreptul să ștergi plăți.