Factura trimisa pe email nu ajunge la destinatar

Ai trimis o factura pe email din SoftFactura, dar clientul spune ca nu a primit-o. Înainte de a retrimite, verifică pasii de mai jos — problema poate fi de la configurarea SMTP, filtrele de spam ale destinatarului sau adresa de email greșită.

Cauza 1: Email-ul a ajuns în folder-ul Spam

Verificare

• Roaga clientul să verifice folder-ul Spam / Junk / Promotii din casuta de email.
• Dacă email-ul este acolo, clientul trebuie sa-l marcheze ca „Nu este spam" pentru ca emailurile viitoare să ajunga în Inbox.

Prevenire

• Configurează un SMTP propriu cu domeniul firmei tale (vezi Cauza 3) — emailurile trimise de pe domeniul tau propriu au sanse mult mai mari să ajunga în Inbox.
• Evita subiectul emailului cu text gen „URGENT", „FACTURA NEPLATITA" sau cu multe majuscule — acestea declanșează filtrele de spam.

Cauza 2: Adresa de email a clientului este greșită

Verificare

1. Mergi la Clienti -> selectează clientul și verifică adresa de email.
2. Caută greseli frecvente: gmial.com în loc de gmail.com, spatii la inceput/sfârșit, lipseste @.
3. Corecteaza adresa și retrimite.

Simptom

SoftFactura afișează statusul trimiterii ca Eroare sau Bounced în istoricul emailurilor. Verifică în Factura -> Istoric email statusul livrarii.

Cauza 3: SMTP-ul nu este configurat (se folosește serverul default)

Problema

Fără SMTP propriu, emailurile sunt trimise de pe serverul SoftFactura. Unele servere de email ale destinatarilor pot filtra aceste mesaje deoarece domeniul expeditorului nu se potriveste cu serverul de trimitere (fail SPF/DKIM).

Soluție

1. Mergi la Setări -> Email -> SMTP personalizat.
2. Configurează serverul SMTP al firmei tale:
   • Host: serverul SMTP (ex: mail.firma-ta.ro sau smtp.gmail.com).
   • Port: 587 (TLS) sau 465 (SSL).
   • User: adresa de email completă.
   • Parola: parola contului de email sau parola de aplicație (pentru Gmail).
3. Apasă Testeaza conexiunea — SoftFactura trimite un email de test.
4. Dacă testul reuseste, toate emailurile viitoare vor fi trimise prin SMTP-ul tau.

Cauza 4: Atașamentul PDF este prea mare

Verificare

• Dacă factura are multe pagini sau un logo de rezolutie foarte mare, PDF-ul poate depasi limita de atașament a serverului de email destinatar.
• Limita tipica este 10-25 MB, dar unele servere au limite mai mici.

Soluție

1. Optimizeaza logo-ul (sub 500 KB, 300-600 px latime).
2. Dacă factura are foarte multe linii, verifică dimensiunea PDF-ului — o poți descarcă și vedea dimensiunea fișierului.

Cauza 5: Email-ul a fost trimis dar durează

• Emailurile pot avea o întârziere de pana la 15 minute în funcție de serverele implicate.
• Verifică statusul livrarii în Factura -> Istoric email înainte de a retrimite.
• Dacă statusul este Trimis dar clientul nu a primit în 30 de minute, retrimite sau verifică celelalte cauze.

Verificare rapidă

1. Setări -> Email -> Testeaza conexiunea — confirmă ca SMTP-ul funcționează.
2. Factura -> Istoric email — verifică statusul ultimei trimiteri (Trimis, Eroare, Bounced).
3. Dacă statusul este Trimis dar clientul nu primește, cauza este la destinatar (spam, server, adresa greșită).